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Gestión Administrativa y Financiera | Codigo: ADM-PRC-003 |
| Procedimiento de Compras y Proveedores | Fecha: 2022-09-02 | |
| Version: 01 |
Version: 01 -- Fecha : 2022-09-02 : Versión Inicial del Documento.
1. OBJETO:
2. ALCANCE:
3. GLOSARIO O DEFINICION:
4. RESPONSABLES Y/O AUTORIDAD:
5. CRITERIOS O CONSIDERACIONES GENERALES:
6. DESCRIPCIÓN:
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N° |
ACTIVIDAD |
DESCRIPCIÓN |
RESPONSABLE |
DOCUMENTOS |
CONTROL |
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1 |
Consolidar pedidos a realizar |
Durante el mes de acuerdo con los consumos y pruebas realizadas, se registran las necesidades de insumos del laboratorio en la BITÁCORA DE PEDIDOS.
En los 05 primeros días de cada mes, se definen las necesidades de productos y se determina lo que se debe pedir en este mes. |
Profesional de Biología Especializada |
Bitácora de Pedidos
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| 2 |
Revisar y autorizar pedidos |
Se revisa la solicitud de insumos y se aprueban los requerimientos teniendo en cuenta las prioridades del laboratorio. |
Directora Científica |
Bitácora de Pedidos |
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| 3 |
Cotizar productos requeridos |
Con los requerimientos aprobados se solicita la cotización a los proveedores.
Se revisan precio, referencia y cantidades, y se aprueban las cotizaciones que cumplen los requisitos. |
Directora Científica |
Correo electrónico |
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| 4 |
Elaborar Orden de Compra |
Aprobadas las cotizaciones, se elabora la orden de compra en el sistema contable. Se solicita aprobación de orden de compra a la Directora Científica. |
Profesional Senior Administrativo de Laboratorio |
Orden de Compra en el sistema contable |
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| 5 |
Aprobar Orden de Compra |
Se verifican los insumos y productos a solicitar y demás datos relevantes de la orden de compra, si no se presentan novedades se aprueba esta. |
Directora Científica |
Correo electrónico |
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| 6 |
Enviar orden de compra al proveedor |
Una vez aprobada la orden de compra, se informa al Profesional Senior Administrativo de Laboratorio, quien realizará el envío de este documento al proveedor, vía correo electrónico. |
Profesional Senior Administrativo de Laboratorio |
Correo electrónico |
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| 7 |
Realizar seguimiento a órdenes de compra |
Se registra las órdenes de compra generadas en la MATRIZ DE SEGUIMIENTO ÓRDENES DE COMPRA, para realizar el respectivo seguimiento. |
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Matriz de Seguimiento Órdenes de Compra |
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| 8 |
Recepción de productos |
Una vez que llegan los productos e insumos, se realiza la verificación de cantidades y referencias solicitadas.
Siempre los productos se reciben con Remisión y/o Factura, documento soporte para la verificación de lo recibido versus lo solicitado.
Si no se presenta novedad se realiza firma de la remisión y/o factura registrando los siguientes datos nombres y apellidos y fecha de revisión.
El responsable de la firma debe ser el experto técnico.
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| 9 |
Semaforizar productos |
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| 10 |
Registrar productos |
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DIAGRAMA DE FLUJO:
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Elaboro: 2022-09-02 |
Reviso: 2022-09-02 |
Aprobo: 2022-09-02 |